2023 Autors: Susan Creighton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-05-24 11:14
Jebkuram biznesam, kas vēlas veidot ilgstošas attiecības, jāzina, kā organizēt profesionālus pasākumus. Neatkarīgi no tā, vai jūs organizējat produktu izlaišanu 300 cilvēkiem vai darbinieku apmācību 15 cilvēkiem, ir svarīgi katram sapulcei veltīt izpratni par pieciem notikumu vadības elementiem - izpēti, dizainu, plānošanu, koordināciju un novērtēšanu. Kad notikums ir sadalīts šajos pārvaldāmos posmos, to ir daudz vieglāk konceptualizēt un apkopot daudzos kustīgos gabalus, kas nepieciešami tā atdzīvināšanai.
Arvien digitālajā pasaulē korporatīvie notikumi ļauj cilvēkiem sazināties personiski un veidot patiesus sakarus. Tā rezultātā korporatīvo pasākumu rīkošana ir kļuvusi svarīgāka nekā jebkad agrāk. Faktiski saskaņā ar tirgotājiem, kas aptaujāti nesenā notikumu mārketinga etalona un tendenču ziņojuma ietvaros, tiešraides ir visefektīvākais kanāls biznesa mērķu sasniegšanai.
"Notikumi uzņēmumiem sniedz personīgu veidu, kā veidot attiecības ar mērķauditoriju [kā arī] veidot zīmola atpazīstamību un lojalitāti, " sacīja vietējais Localist līdzdibinātājs un izpilddirektors Myke Nahorniak. "LinkedIn ziņojumi, Facebook statusa atjauninājumi un tweets nevar aizstāt jēgpilnus savienojumus, kas izveidoti, izmantojot personisko saziņu."
Korporatīvās lietas mitināšana ļauj stiprināt saites ar pašreizējiem klientiem un partneriem un piesaistīt nākamos. Šeit ir 10 padomi, kā plānot pasākumu, kuru apmeklētāji drīz neaizmirsīs.
1. Izprotiet sava pasākuma mērķi
Kad esat izlēmis, ka vēlaties rīkot pasākumu, pirmais solis ir definēt, ko jūs vēlaties paveikt.
"Ir svarīgi zināt pasākuma mērķus un uzdevumus, kurus mēģināt radīt, pirms jūs varat darīt kaut ko citu, " sacīja Braiens Vorlijs, B. Worley Productions radošais direktors un īpašnieks.
Sākumā pajautājiet sev, kāpēc jūs rīkojat pasākumu un ko no tā sagaidāt. Kad esat noskaidrojis savus mērķus un cerības, varat noteikt, kāds notikums rezonēs ar jūsu paredzēto auditoriju.
"Nevis domā tikai par korporatīvu pasākumu, bet padomājiet par to, kā jūs piedāvājat interaktīvu zīmola pieredzi, " sacīja Serēna Holmsa, Tigris Events izpilddirektore. "Jūs vēlaties, lai tas būtu jēgpilns un saistošs."
2. Iestatiet reālistisku budžetu
Jums jāzina, cik daudz naudas jums jāstrādā, lai noteiktu, kāda veida pasākumus jūs varat noorganizēt. Pēc Vērlija teiktā, jums jau laikus jāzina, cik daudz jūs vēlaties tērēt, un pēc tam plānojiet tērēt vismaz par 10% vairāk.
"Lietas vienmēr mainās, un jums vajadzētu būt spilvenam papildu un neparedzētiem izdevumiem, kas uznirst, " viņš teica.
Kad esat izveidojis budžetu, ir svarīgi zināt, kur sadalīt lielāko daļu savu resursu. Piemēram, ja jūs tērējat vairāk naudas izdomātiem rotājumiem, nekā tērējat prasmīgai tehnikas komandai vai pievilcīgiem skaļruņiem, iespējams, ka jūsu pasākumam nav būtības.
"Izvēloties A / V un tehnoloģiju komandu, notikums var tikt izveidots vai izjaukts, tāpēc mēs vienmēr koncentrējamies uz pieredzējušas firmas nolīgšanu, lai vadītu tiešraides prezentācijas … sesijas tehnoloģijas un fotografēšanu, kā arī pirms un pēc pasākuma, " sacīja JJ Barnes, enVista mārketinga un biznesa attīstības viceprezidents.
Turklāt nelietojiet pārtiku vai dzērienus un ņemiet vērā īpašus uztura ierobežojumus. Lai gan tas var nešķist tik svarīgi kā citi notikumu plānošanas aspekti, auditorija vairāk piedod kļūdas, ja tās nav izsalkušas vai izslāpušas.
3. Izveidojiet projekta grafiku
Izstrādājot pasākumu, jums ir jāseko līdzi visdažādākajiem uzdevumiem. To var atvieglot, izveidojot galveno detalizēto kontrolsarakstu. Ir jauni, tehnoloģiski saprātīgi rīki, kas pilnveido un vienkāršo desmitiem, ja pat simtiem, nelielu detaļu pārvaldību.
"Kopējais plānošanas kontrolsaraksts kalpo kā rīks plānošanas procesa laikā, " sacīja Valerie Gernhauser, Sapphire Events īpašniece un galvenā plānotāja.
Gernhauere sacīja, ka viņas komanda sākas ar sarakstu, kurā ir 12 mēneši, un strādā ar kontrolsarakstu pieaugumu deviņos mēnešos, sešos mēnešos, četros mēnešos, divos mēnešos, divu nedēļu ārpus mēneša, nedēļā un pasākuma dienā.
"Šādi sadalot uzdevumu sarakstu, tā palīdz mūsu komandai paredzēt to mērķu grafiku, uz kuriem mums jātiecas, " viņa sacīja.
Lai turpinātu kontrolsarakstu, Karthik Subramanian, kas ir satura tirgotājs ar Paperflite, iesaka izveidot izklājlapu un izmantot atsevišķas cilnes katrai notikumu kategorijai, piemēram, norises vietu, runātājus, grafiku, darba kārtību un ceļojumu. Tādā veidā jūs varat uzskaitīt katru darbību vai uzdevumu, personas, kas atbildīgas par katru procesa daļu, un visus attiecīgos termiņus.
4. Izlemiet par savu auditoriju
Svarīga plānošanas procesa daļa ir jūsu mērķauditorijas noteikšana. Vai tas ir jūsu uzņēmuma vadītāji, vadītāji, ilggadēji klienti, biznesa partneri, kopienas locekļi vai dažu šo vai citu grupu apvienojums? Kad esat nosaucis savu auditoriju, jūs varat rūpēties par programmu atbilstoši viņu vajadzībām un interesēm.
Vienmēr ir stresaini noteikt, cik viesus uzaicināt uz šiem pasākumiem. Tomēr, kā saka Julian Jost, Spacebase izpilddirektors un līdzdibinātājs, labāk ir uzaicināt pārāk daudz cilvēku nekā pārāk maz.
"Maziem uzņēmumiem tukšas vietas un neapēstas uzkodas izskatās slikti un ir naudas izšķiešana, " sacīja Josts. "Lielākajā daļā gadījumu tas, ka parādās pārāk daudz cilvēku, patiesībā nesabojā notikumu (ar dažiem izņēmumiem, piemēram, vietās ar ļoti ierobežotu vietu vai vietās, kur tiek plānota trīs ēdienu maltīte). Ja parādās pārāk daudz cilvēku, tas ir arī lielisks mārketings. Jūs esat pārliecināts, ka nākamajā dienā izveidosit ieteikumu, un tas papildinās jūsu nākamā pasākuma gaidīšanu."
Neatkarīgi no tā, cik mazs vai liels ir viesu saraksts, cilvēki atcerēsies tikai to, kā viņi izturējās.
"Ikviens cilvēks, kas apmeklē pasākumu, ir potenciāls zīmola vēstnieks vai vārdisks runas pārstāvis jūsu … biznesam, " sacīja Gernhauzers. "Ir svarīgi būtiski ietekmēt viesu pieredzi, nepamanot smalkākās detaļas, kuras katrs apmeklētājs novērtēs no pirmavotiem."
5. Izvēlieties motīvu un formātu
Kad esat uzstādījis mērķus un definējis auditoriju, ir pienācis laiks izvēlēties pasākuma tēmu vai tēmu un noteikt labāko formātu tā pasniegšanai viesiem.
Piemēram, klienta pasākuma koordinēšana ar nozares ekspertu, piemēram, vieslektoru, var pozicionēt jūsu uzņēmumu kā uzticamu konsultantu, nevis tikai par pārdevēju. Citas populāras iespējas ir vienaudžu mācīšanās, izmantojot klientu paneļus, keynotes, apaļā galda diskusijas un sesijas runātājus.
"Vienmēr apmeklētājiem piedāvājiet iespējas darīt kaut ko jautru, neaizmirstamu un izklaidējošu, ko viņi parasti nedara nekur vai jebkurā citā vietā, " sacīja Bārnss. "Tas var ietvert slavenā runātāja, komiķa vai grupas dzirdēšanu; spēlēšanu neticamā golfa laukumā; pirmo reizi izmēģināt kaut ko jaunu, aizraujošu vai ekskluzīvu."
Pēc Vērlija teiktā, veiksmīgs korporatīvs pasākums ir iespaidīgs un izglītojošs.
"Tie, kas ir interaktīvi, nevis visu dienu sēž balles zālē, vērojot runātāju, ir veiksmīgāki, informatīvāki un jautrāki, " viņš sacīja. "Mēs patiešām cenšamies radīt tādas pieredzes, kas pārsniedz teātra stila sēdvietas, un novietot apmeklētājus situācijās un īsto cilvēku priekšā, lai viņi varētu izveidot sakarus un mācīties.
"Nosakiet, ko jūs darīsit, lai padarītu šo notikumu" ārpus kastes ", " piebilda Vērlijs. "Pavadiet laiku tagad, lai izdomātu, kas atšķirs jūsu notikumu no līdzīgiem jūsu nozarē vai pat tiem, kurus jūs jau esat uzņēmis."
6. Izvēlieties atbilstošo atrašanās vietu
Kad esat izlēmis pasākuma veidu, kuru vēlaties izveidot, ir pienācis laiks atrast norises vietu, kas ļautu jums ieviest savu redzējumu. Reizēm ir vilinoši lēkt uz priekšu un rezervēt vietu, par kuru esat dzirdējuši labas lietas vai par kuru, jūsuprāt, ir aktuāla karstā vieta, pat ja jūs vēl neesat precīzi izvēlējies sava pasākuma misiju. Pēc Vērlija teiktā, tā ir kļūda.
"Vienmēr ir grūti ievietot apaļu tapu kvadrātveida caurumā, tāpēc tas pats attiecas uz pasākumu, " viņš teica. "Vispirms izveidojiet pasākuma arhitektūru un pēc tam atrodiet norises vietu, kas piemērota visām specifikācijām, kas jums ir nepieciešama, lai gūtu panākumus."
Pēc Barnes teiktā, "atrašanās vieta ir apmeklējuma atslēga". Viņa iesaka rezervēt vietu ērtā vietā ar dinamisku atmosfēru, lai klātesošie justos ērti un būtu gatavi braukt uz mājām.
Ja jums ir ierobežots budžets, Jost iesaka samazināt jūsu izmaksas, rīkojot pasākumu mazāk populārā laikā, kad visticamāk tā būs pieejama, piemēram, rīkot mediju brokastis pirmdienas rītā.
"Pārliecinieties, cik vien iespējams, iesaistiet vietējo sabiedrību, " sacīja Džina Argento, Broadway Stages prezidente un izpilddirektore. "Mēs vienmēr izmantojam vietējos pārdevējus ēdināšanas vajadzībām, dažādiem īres maksājumiem un daudziem citiem būtiskiem aspektiem. To darot, mēs atbalstām vietējo kopienu un dodam viņiem iespēju veidot sakarus un paplašināt uzņēmējdarbību."
7. Plānojiet dienas loģistiku
Lai notikums būtu veiksmīgs, jums būs jāidentificē, jāpārbauda un jāslēdz visi nepieciešamie pasākumu speciālisti. Šeit var ietilpt ēdināšanas iestādes, audiovizuālie tehniķi, iespiedēji, dekoratori, fotogrāfi, floristi un apsardzes darbinieki. Protams, jums ir jārezervē arī runātāji un vadītāji, ieskaitot ievērojamas personas, ekspertus vai ietekmētājus, kuri vislabāk var paziņot idejas, kuras vēlaties izplatīt visā pulcēšanās laikā.
Lai pārliecinātos, ka viss notiek pēc jūsu plāna, nosakiet pasākuma laika grafiku un pārliecinieties, vai visi jūsu komandas locekļi zina, kādus dienas aspektus viņi ir atbildīgi par pārvaldību.
Jums ir jānodarbojas ļoti apzināti, lai radītu līdzsvaru starp dalībnieku uzturēšanu saistošos un zināmu brīvību viņu grafikā.
"Cilvēkiem viegli garlaicīgi, " sacīja Džonatans Čans, uzņēmuma Insane Growth mārketinga vadītājs. "Ja nepietiek dažādības, lai viņus ieinteresētu, tad jūs būtībā esat iztērējis daudz naudas iedomības pasākumam."
Tomēr jūs nevēlaties iestrādāt grafiku. Maršrutā ir jābūt rīcības brīvībai, lai rīkotos ar neparedzētiem gadījumiem, kas var rasties. Bez tam, jūsu dalībniekiem ir nepieciešams laiks, lai patstāvīgi apstrādātu to, ko viņi mācās, uzlādētu un sazinātos ar citiem dalībniekiem.
"Atstājiet nedaudz elpas dalībniekiem, lai tie izveidotu savienojumu, " sacīja Subramanian.
Pieņemot lēmumu par dienas sakārtošanu, izlaidiet parastās reklāmas dāvanas ar uzņēmuma logotipu un padomājiet par dāvanām, kurām ir liela ietekme ar nelielu pēdas nospiedumu. Pēc Josta domām, daudz labāka ideja ir digitālā pārnešana.
"Tas varētu būt reklāmas kods, kas viesiem piešķir atlaidi, vai arī tas varētu dot piekļuvi tiešsaistes saturam no pasākuma, piemēram, fotoattēliem un video, " viņš teica. "Tas varētu ietvert arī iespēju iepriekš reģistrēties nākamajam pasākumam. Dodiet viesiem stimulu uzturēt kontaktus."
8. Reklamējiet savu pasākumu
Ja cilvēki nezina par jūsu notikumu, neviens neparādīsies, tāpēc ir obligāti jārod radoši veidi, kā šo vārdu iegūt. Nelielam pasākumam ar ierobežotu viesu sarakstu jūs varat vienkārši izsūtīt ielūgumus, taču lielākiem pasākumiem jums jābūt drosmīgākam.
"Mūsdienu digitālajā laikmetā apmeklētības radīšanai ir vajadzīgas dažādas reklāmas metodes, " sacīja Barness. "Mēs parasti sākam sūtīt pa e-pastu mūsu datu bāzei, ievietot reklāmas nozares biļetenos, pievienot notikumu nozares sarakstiem un direktorijiem un mudināt mūsu pārdošanas komandas reklamēt [mūsu konferenci], apmeklējot klientus vai partnerus klātienē."
Turpmāk jūs varat reklamēties sociālajos medijos un likt savai komandai izplatīt vārdu. Izveidojiet pasākuma vietni vai vismaz jaunu galveno lapu savā pašreizējā vietnē. Jūsu sociālo mediju mārketingā var ietilpt arī reklāmas videoklipi, viesu emuāru ziņas un Facebook, Instagram vai Twitter atjauninājumi. Uzturiet vienveidību, izmantojot to pašu rokturi un jauktu tagu visās platformās un konsekventu ziņojumapmaiņu, tāpēc vienmēr ir skaidrs, ka buzz ir par vienu konkrētu notikumu.
Varat arī izpētīt iespējamās sponsorēšanas iespējas savam pasākumam. Sponsori var finansēt daļu pasākuma, kas palīdz segt izmaksas. Vēl svarīgāk ir tas, ka sponsoriem ir interese reklamēt jūsu lietu. Prāta Vētra piedāvā ideālu sponsoru sarakstu, kuru zīmols, misija vai pakalpojumi kaut kādā veidā papildina jūsu pasākumu. Jūs varat izveidot virkni sponsorēšanas pakešu un sazināties ar viņiem par iespējamām partnerības iespējām. Tas vislabāk darbojas, ja jūs koncentrējat savu skaņu, lai izceltu apmeklētāju vērtību potenciālajiem sponsoriem.
"Mēs sadarbojamies ar plašsaziņas līdzekļu sponsoriem, lai runātu mūsu pasākumos, " sacīja Barness. "Tā ir abpusēji izdevīga situācija, jo viņi saņem“bezmaksas”publicitāti un domu apmaiņu par mūsu pasākuma publicitāti.”
9. Izmantojiet tehnoloģijas
Pagājušās ir apgrūtinošās jūdzes garās sarakstu dienas, lai izsekotu visas kustīgās notikuma daļas. Mūsdienās ir ļoti daudz notikumu pārvaldības programmatūras platformu un lietotņu (dažas no tām piedāvā bezmaksas bāzes produktu), kas dara visu, sākot no nemanāmas dalībnieku klātbūtnes reģistrēšanās uz vietas līdz darbnīcu un prezentāciju pievilcības uzlabošanai ar simulācijām un virtuālās realitātes spēlēm.
Pasākumu lietotņu izmantošana var palīdzēt ievērojami pilnveidot plānošanu un palielināt dalībnieku iesaisti, norāda Niks Džeksons, HelloCrowd TKO.
"Sīkāku informāciju par notikumiem var ātri aizpildīt, izmantojot izklājlapu veidnes, un uzreiz publicēt esošā notikumu konteinera lietotnē, vai arī notikumu komandas var izveidot savu pielāgoto zīmolu pasākumu lietotni, ko izmantot vairākiem pasākumiem un konferencēm visa gada garumā, " sacīja Džeksons. "Lielākajai daļai pasākuma lietotņu ir funkcijas, kas apmeklētājus atjaunina ar visu nepieciešamo informāciju, kas ved uz pasākumu un tā laikā, un tas viņiem ļauj sniegt atgriezenisko saiti runātājiem un organizatoriem."
Interaktīvās funkcijas, piemēram, tiešo vēlēšanu norisi un sesijas Q&A, var viegli parādīt pasākuma norises vietas lielajos ekrānos, un dažām lietotnēm ir spēlēm paredzētas funkcijas, piemēram, medību medības. Varat padarīt runātāju slaidus pieejamus dalībniekiem, ja vien tie ir pareizajā formātā, vienkārši augšupielādējot tos pasākuma lietotnē.
Pasākumu pārvaldības programmatūra sekmē jūsu projekta gaitu, taču tas arī atvieglo sadarbību ar pārdevējiem un citiem radošajiem partneriem.
"Visu pušu komunikācijas racionalizēšana, izmantojot projektu vadības sistēmu, pie kuras mēs visi varam sadarboties, ir ārkārtīgi noderīga, lai mazinātu neapmierinātību, balstoties tikai uz e-pasta saziņu, " sacīja Gernhausers, kurš izmanto populāro mākoņa arhitektūras balstītu projektu vadības sistēmu Basecamp., un Sociālie galdi, vēl viena tīmekļa balstīta notikumu plānošanas platforma, kas pazīstama ar savu notikumu diagrammu veidošanas un sēdvietu iespējām.
10. Sviniet un novērtējiet panākumus pasākuma plānošanā
Ja jūsu pasākums aizritēja bez aizķeršanās, apsveicam! Jūs vēl neesat pabeidzis. Tagad ir pienācis laiks sakārtot visus vaļīgos galus, piemēram, nosūtīt galīgos maksājumus pārdevējiem, saskaņot savas finanses un veikt pārskatu pēc pasākuma ar komandu.
Vissvarīgākais ir tas, ka vēlaties apkopot atsauksmes no viesiem. Ja izmantojāt notikumu plānošanas lietotni ar atgriezeniskās saites iespēju, varat to izmantot, lai uzdotu dalībniekiem jautājumus. Šī informācija palīdzēs jums noteikt, vai pasākums atbilda jūsu sākotnējiem mērķiem un kāda bija tā ietekme uz apmeklētājiem, ja tāda bija. Pēc tam jūs varat dalīties ar šo informāciju ar visām attiecīgajām ieinteresētajām personām, lai varētu plānot atbilstošu turpmāko rīcību. Apgūtās nodarbības palīdzēs jums precizēt nākamā pasākuma plānošanu.
