Kā Atvērtā Koda Dokumentu Pārvaldība Var Darboties Mazajiem Un Vidējiem Uzņēmumiem

2023 Autors: Susan Creighton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-08-25 03:48

• Atklātā pirmkoda programmatūra uzņēmumiem ļauj elastīgi izveidot dokumentu pārvaldības risinājumus, kas vislabāk atbilst viņu īpašajām vajadzībām.
• Organizācijām, kuras apzinās drošību, var būt nepieciešams izveidot savus protokolus.
• Atklātā pirmkoda sistēmas var radīt iespēju izmēģināt programmas pirms patentēta risinājuma iegādes.
• Koncentrējieties uz lietotājiem vislabākajiem risinājumiem un pilnveidojiet sadarbību.

Dokumentu pārvaldība ir organizācijai svarīgas informācijas glabāšanas sistēma. Dokumentu mantotās cietās kopijas var skenēt un pēc tam augšupielādēt tieši dokumentu pārvaldības sistēmā, kur tas visiem ir droši pieejams digitālā formā.

Daudzas sistēmas ļauj lietotājiem ievadīt metadatus un tagus, kurus var izmantot failu sakārtošanai. Citos rīkos var būt meklēšanas iespējas, tāpēc komandas locekļi mazāk laika tērē noteiktu dokumentu izsekošanai.

Jebkuras dokumentu pārvaldības sistēmas galvenais apsvērums ir darbplūsma. Lietotājiem vajadzētu būt iespējai navigēt faila struktūrā, un, sadarbojoties ar citiem lietotājiem, jābūt minimālai berzei. Turklāt dokumentu pārvaldības sistēma, kas nodrošina mobilo piekļuvi, nodrošinās lielāku ērtības un labumu uzņēmumiem.

Tiem, kas skenēs failus darbplūsmas ietvaros, ir svarīgi pārliecināties, vai lietotāja saskarnē ir kāda metode failu pievienošanai un sakārtošanai. Atslēgvārdu meklēšana, kā arī autoru un apskates atļauju sistēma ir jāiekļauj ietvarā.

Vai atvērtā koda risinājums ir risinājums jūsu biznesam?

Atklātā pirmkoda dokumentu pārvaldības programmatūra ļauj organizācijām piekļūt, uzraudzīt un koplietot svarīgus failus. Kad sistēma ir atvērtā pirmkoda, uzņēmums ir atbildīgs par risinājuma pielāgošanu lietotājiem un nodrošina, ka viņi ievieš visus atjauninājumus, kurus ir izveidojusi atvērtā pirmkoda kopiena.

Redaktora piezīme: Vai meklējat sava biznesa dokumentu pārvaldības programmatūru? Aizpildiet zemāk esošo anketu, lai mūsu pārdevēju partneri sazinātos ar jums par jūsu vajadzībām

pircēja zonas logrīks

Uzņēmumiem parasti ir viens no diviem mērķiem, kurus viņi vēlas sasniegt, izmantojot atvērtā koda risinājumu. Daži uzņēmumi vēlas izmantot atvērto avotu kā izmēģinājuma risinājumu, lai pārbaudītu, vai sistēma atbildīs viņu vajadzībām. Citiem uzņēmumiem tas tomēr var būt gala mērķis.

Rumāns Jonatāns, neatkarīgās pakalpojumu sniedzēju salīdzināšanas vietnes GetVoIP.com izpilddirektors, sacīja, ka no atvērtā koda pasaules ir daudz ko vērts.

"Daudziem atvērtā pirmkoda izstrādājumiem ir papildu funkcijas, piemēram, uzņēmuma līmeņa glabāšanas telpa vai mitināti risinājumi, " sacīja Yonatan. Īpašnieku patentētās sistēmas var būt finansiāls sarežģījums maziem uzņēmumiem. "Daudziem [uzņēmumiem] der vispirms izmēģināt atvērtā pirmkoda programmatūru, pēc tam jaunināt, kad ir īstais laiks, " piebilda Jonatans.

Atklātā pirmkoda dokumentu pārvaldība var būt pareiza izvēle organizācijai, kas vēlas izveidot un pielāgot savu risinājumu.

Kad programmatūra ir izveidota saskaņā ar atvērtā koda licenci, programmatūru parasti var brīvi izmantot, modificēt vai atkārtoti izplatīt. Ja atvērtā pirmkoda programmatūra to atbalsta aktīva kopiena, tā gūst labumu no regulāras ievades un modifikācijas, kas laika gaitā uzlabo produktu.

Atvērtā koda dokumentu pārvaldības programmatūras priekšrocības

Galvenais atvērtā pirmkoda programmatūras ieguvums ir elastība. Atklātā pirmkoda programmatūras pamatnosacījums ir tāds, ka to var izmantot un pielāgot lietotāju vajadzībām. Tas ir pamatā tam, kas tiek izmantots programmatūras sistēmās, tāpēc uzņēmumam, kurš ir apmierināts ar savu risinājumu izveidi, vislabākais ceļš var būt atvērtā koda avots.

"Atklātais avots nozīmē, ka ikviens var uzlabot iepriekšējās paaudzes panākumus, " sacīja Jonatans. Ilgtermiņā šīs kopīgās zināšanas un kolektīvie centieni rada labāku programmatūru, no kuras visi lietotāji var gūt labumu.

Apsverumi ar atvērtā koda risinājumiem

Atklātā pirmkoda dokumentu pārvaldības risinājums var nebūt pareiza izvēle katram biznesam.

Var būt dažas funkcijas, kuras ir ātrāk sasniedzamas (ar mazāk galvassāpēm) no trešo pušu risinājumiem. Organizācijām ir jāapsver arī izmaksas un laiks, kas saistīts ar pašu programmatūras darbu, kā arī tas, kā izskatīsies uzglabāšanas risinājums.

Dokumentu pārvaldības sistēmas var izveidot kā lokālu vai mākoņu sistēmu. Izmantojot pašu mitinātu opciju, organizācija kontrolē un nepaļaujas uz ārēju mākoņu pakalpojumu sniedzēju piekļuvei vai darbības laikam ar krātuvi, kas parasti atrodas vietnē.

Protams, uzņēmumam jāizlemj, kā uzturēšanas izmaksas iederas viņu budžetā, tāpēc bieži vien daudzi uzņēmumi izmanto mākoņa arhitektūras sistēmu. IT komandai nav jāuztur lokālie serveri, un krātuve tiek apstrādāta caur mākoni. Protams, jebkura dīkstāve nozīmē īslaicīgu piekļuvi failiem. Tomēr šādi gadījumi ir reti, un dažas organizācijas, iespējams, var izveidot hibrīda opciju, kas izmanto gan uz vietas, gan mākoņa krātuvi.

Kā atklāj mijiedarbības satura pārvaldības risinājuma OfficeScope biznesa attīstības direktors Jons Linkolns, lielākais potenciālais trūkums atvērtā koda sistēmas izmantošanā ir drošība.

Drošība ir ārkārtīgi svarīga, un atvērtā pirmkoda programmatūrai, iespējams, nav visspēcīgākās iespējas.

"Tā kā drošība ir nopietna problēma daudzās nozarēs, organizācijām jāpatur prātā, ka lielākā daļa atvērtā pirmkoda dokumentu pārvaldības sistēmu dokumentu netiek šifrēti, " sacīja Linkolns. "Ja atbilstība rada nopietnas bažas jūsu organizācijai vai nozarei, tad atvērtā pirmkoda dokumentu pārvaldības izmantošana nebūs pareiza izvēle, jo tā nenodrošina funkcijas, kuras jums, iespējams, vajadzēs izmantot, lai pierādītu atbilstību."

Galvenais faktors, kas jāņem vērā, ir ISO sertifikācijas principu piemērošana. Starptautiskā standartizācijas organizācija publicē standartus, kas kalpo par globālu etalonu uzņēmumiem, kad runa ir par īpašu praksi un procedūrām. Pareiza dokumentācija, piemēram, ir ISO 9001 galvenā sastāvdaļa.

Kaut arī jūsu biznesam sertifikācija, iespējams, nav nepieciešama, ņemot vērā laiku un izmaksas, kas saistītas ar šāda nosaukuma noteikšanu, būtisks ir īpašs standartu un procedūru kopums lietotāja saskarnes izveidošanai, koplietošanas iespējām un dokumentu pārvaldības sistēmas drošībai.

Ir arī citas praktiskas iespējas, kas jāņem vērā, izstrādājot risinājumu, kas vislabāk derētu jūsu komandai. Piemēram, nosakiet, vai jābūt vienlaicīgai dokumentu rediģēšanai. Izveidojiet versiju kontroles sistēmu, lai lietotāji zinātu, kurā versijā viņi darbojas, vai arī viņiem būtu iespēja atsaukt izmaiņas. Piemēram, revīzijas liecības ļauj izsekot faila rediģēšanas vēsturei.

Grunts līnija

Atklātā pirmkoda dokumentu pārvaldības sistēma ir svarīga sastāvdaļa tam, kā uzņēmums nodrošina sava svarīgās informācijas pieejamību un organizēšanu visiem komandas locekļiem.

Atklātā pirmkoda dokumentu pārvaldība piedāvā daudzas iespējas uzņēmumiem, lai gan ir jābūt nopietnai plānošanai un tālredzībai par to, kā ieviest funkcijas no pieejamajiem risinājumiem.