Kā Izmantot Microsoft Veidlapas Mazam Biznesam

2023 Autors: Susan Creighton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-08-25 03:48

Microsoft Forms ir viena no visvienkāršākajām, tomēr noderīgajām un jaudīgākajām lietotnēm Microsoft Office komplektā. Tas ir mazliet nedzirdēts, jo daudziem enerģijas lietotājiem patīk Word un Excel un ikdienā tiek ievērotas šīs lietotnes. Tomēr Forms uzņēmējdarbībai nodrošina pārsteidzošu funkcionalitāti, kas var pārveidot informācijas vākšanas un izsekošanas veidu.

Veidlapās varat izveidot veidlapu vai viktorīnu. Abas var šķist līdzīgas, taču galvenā atšķirība ir tā, ka informācijas vākšanai vai aptaujas veikšanai izmanto veidlapu, savukārt viktorīna ir paredzēta dalībnieku pārbaudei, un katra atbilde var ietvert noteiktu punktu skaitu. Viktorīna arī ļauj dalībniekiem sniegt atgriezenisko saiti (teiksim, vai viņi izvēlējās pareizo atbildi).

Viens no iemesliem, kāpēc formas ir tik noderīgas, ir tas, ka to ir vienkārši izmantot. Programmēšana nav iesaistīta, tāpēc kodēšana un tehniskās prasmes nav vajadzīgas. Jūs varat viegli izveidot veidlapas un pēc tam izsekot rezultātiem. Veidlapas var koplietot pa e-pastu, kā vietnes daļu, kā saiti vai pat izmantojot QR kodu, ko kāds var skenēt ar savu tālruni. Šeit ir norādītas galvenās veidlapas izveides un pēc tam rezultātu izsekošanas pārsteidzoši intuitīvajā saskarnē.

1. Izveidojiet jaunu Microsoft formu

Kad vēlaties izveidot jaunu veidlapu, dodieties uz vietni Forms.office.com vai noklikšķiniet uz ikonas Office lietotnē (darbvirsmas versija vai tiešsaistē). Noklikšķiniet uz opcijas, lai izveidotu jaunu formu vai jaunu viktorīnu. Saskarne šajā brīdī izskatās vienāda, lai gan viktorīnai ir dažas papildu iespējas, piemēram, katrai atbildei piešķirto punktu pievienošana. (Viktorīnai varat pievienot arī matemātikas vienādojumus.)

Arī pamata soļi ir vienādi. Jūs izvēlaties vajadzīgā jautājuma veidu, piemēram, atbilžu variantus, teksta atbildes, vērtējumu, datumu diapazonus un dažas citas, tehniskākas iespējas. Tehniskāki veidlapu ieraksti tiek parādīti izvēlnē, un tajos ietilpst tādas iespējas kā atbilžu rangs, tabula un Net Promoter Score opcija. Visas šīs izvēles ir skaidri parādītas un ļauj jums konfigurēt iestatījumus vai viktorīnas gadījumā pievienot punktu kopsummu.

Kas pārsteidzošs attiecībā uz Microsoft Forms ir tas, ka jūs šajā brīdī būtībā esat gatavs - varat izveidot īpaši vienkāršas formas (teiksim, pajautājot komandas locekļiem, kurā dienā jums vajadzētu veikt statusa sapulci) vai neticami sarežģītas formas, kurās tiek apkopota informācija no darba pretendentiem. Veidlapas neliek ietaupīt darbu, veikt programmēšanu vai pat sagatavot veidlapu faktiskai lietošanai. Kad esat pievienojis jautājumus un izvēli, esat pabeidzis un varat koplietot veidlapu.

Tas var būt tik vienkārši, kā atlasīt opciju Kopīgot un nokopēt saiti uz jūsu veidlapu. Ja vēlaties veikt aptauju par apmierinātību ar savu biznesu, varat nokopēt saiti un dalīties tajā sociālajos medijos. Varat arī atlasīt iespēju koplietot veidlapu tikai ar tiem uzņēmumiem jūsu uzņēmumā, kuriem ir piekļuve Office, vai ar visiem, kam ir saite. Varat atgriezties un rediģēt jebkuru formu vai pielāgot motīvu, ja tas nepieciešams (vienkārši noklikšķiniet uz pogas Motīvs augšējā labajā stūrī).

Varētu šķist, ka procesam vajadzētu būt vairāk, taču vairumam veidlapu izveidošana prasa tikai dažas minūtes un pēc tam dažas minūtes, lai koplietotu tos pa e-pastu vai citām metodēm.

2. Izsekojiet rezultātiem

Ja jaunas formas izveidošana ir vienkārša, rezultātu izsekošana ir vēl vienkāršāka. Pašlaik atlasītajai formai noklikšķiniet uz cilnes Atbildes un varat redzēt rezultātus.

Piemēram, pieņemsim, ka jūs izveidojat jaunu formu, lai pajautātu darbiniekiem par jaunu projektu un viņu viedokli par virzienu. Jūs varat redzēt visas atbildes un pārskatīt diagrammu, kurā parādītas sniegtās atbildes. Varat arī pārskatīt viktorīnas vidējos rādītājus un individuālos rezultātus.

Microsoft Forms ļauj atvērt rezultātus programmā Excel - vienkārši noklikšķiniet uz opcijas lietotnē. Tas atver visas atbildes izklājlapā, kuras varat pēc vajadzības pārskatīt, koplietot vai pat rediģēt. Izklājlapas formātā varat izlemt attēlot datus, izmantojot diagrammu, vai izsekot vairāku veidlapu atbildēm (izmantojot katrai cilni).

Lai izsekotu papildu veidlapas, augšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz lietojumprogrammas nosaukuma. Šeit jūs varat pārskatīt visas izveidotās veidlapas un pēc tam izsekot atbildēm uz katru no tām. Viens no negatīvajiem faktoriem, kas šeit jāpiemin, ir tas, ka veidlapas nenodrošina stabilāku veidlapu grupu izsekošanai - teiksim, datu apkopošanu no vairākiem apsekojumiem vai anketas un pēc tam visas šīs informācijas apkopošanu vienā veidlapas kopsavilkumā. Kā minēts, tomēr to var izdarīt manuāli programmā Excel.